Für Apotheken mit ADG S3000 und Rechnungsgeschäft
Pflegeheime, Praxen und Firmen zahlen Ihre Rechnungen per Überweisung. Der Zahlungsabgleich ordnet jeden Eingang über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck der offenen Rechnung zu. Die Datei importieren Sie selbst in ADG. Was nicht eindeutig ist, steht auf einer kurzen Prüfliste.
Eingerichtet von gaind. Für StarMoney und DATEV Unternehmen online · Preis auf Anfrage
Am Monatsanfang liegen zwei Listen nebeneinander: der Kontoauszug und die offenen Posten in ADG. Dazwischen sitzt jemand und sucht.
Welche Überweisung gehört zu welcher Rechnung? Hat das Pflegeheim drei Rechnungen mit einer Summe bezahlt? Steht überhaupt eine Rechnungsnummer im Verwendungszweck?
Jeder Eingang wird einzeln gesucht, abgehakt und in ADG erfasst. Bei ein paar hundert Eingängen im Monat kostet das Stunden. Und wenn die Person, die sich damit auskennt, im Urlaub ist?
Schritt 1
Sie exportieren die Kontoumsätze wie gewohnt aus StarMoney oder DATEV Unternehmen online. Die Datei laden Sie in ein geschütztes Web-Formular hoch. Auf Ihr Bankkonto greifen wir nicht zu.
Schritt 2
Der Abgleich sucht in jedem Verwendungszweck nach einer Rechnungsnummer aus Ihrem Nummernkreis. Ist sie eindeutig, kommt die Zahlung in die Importdatei. Abrechnungen des Rechenzentrums und Sammellastschriften bleiben bewusst außen vor, weil sie bei Ihnen ohnehin einen eigenen Weg gehen.
Schritt 3
Sie bekommen eine Mail mit der fertigen OPOS-Datei (offene Posten) im Anhang. Die importieren Sie im Fakturierungs-Center von ADG. Beim Import prüft ADG die Beträge selbst gegen die offenen Posten.
In derselben Mail steht eine Tabelle mit den Zahlungen, die der Abgleich nicht selbst zuordnet, jede mit Grund:
Nichts wird ungefragt gebucht. Nichts fällt stillschweigend heraus. Den Import machen Sie.
Beide Wege sind gebaut und an echten Bankexporten geprüft. Wir richten den Abgleich auf Ihr Bankprogramm ein. Sie exportieren weiter so, wie Sie es heute schon tun.
Hat jede Filiale einen eigenen Rechnungsnummernkreis, laden Sie je Filiale einen Export hoch und wählen die Filiale im Formular aus. Jede Filiale wird dann gegen ihren eigenen Nummernkreis abgeglichen.
83 %
der Zahlungseingänge automatisch zugeordnet
gut 7 Stunden
Handarbeit weniger im September
Wie hoch die Quote bei Ihnen ausfällt, hängt vor allem daran, wie oft Ihre Kunden die Rechnungsnummer in die Überweisung schreiben. Das sehen Sie beim ersten Lauf an Ihrem eigenen Monatsexport.
Der Abgleich läuft nicht auf einer Sammelplattform. Er läuft auf einem Server, den wir nur für Ihre Apotheke einrichten. Die Einrichtung übernehmen wir. Sie bedienen nur das Upload-Formular und lesen die Mail.
Auf demselben Server lassen sich später weitere Abläufe einrichten, wenn Sie das möchten. Was dafür in Frage kommt, besprechen wir mit Ihnen.
In 30 Minuten klären wir gemeinsam, ob der Abgleich zu Ihnen passt: Warenwirtschaft, Bankprogramm, Aufbau Ihrer Rechnungsnummern und die Rechenzentren, die bei Ihnen als Absender auftauchen. Unverbindlich.
Nach Ihrer Zusage richten wir den Abgleich ein und lassen einen echten Monatsexport Ihrer Apotheke durchlaufen. Sie sehen genau, was zugeordnet wird und was auf die Prüfliste kommt.
Sie importieren die erste Datei selbst in ADG und prüfen das Ergebnis. Passt es, läuft der Abgleich ab dann regelmäßig.
Nein. Verarbeitet wird nur der Export, den Sie selbst aus Ihrem Bankprogramm ziehen und hochladen. Einen Kontozugriff, eine Vollmacht oder einen automatischen Kontoabruf gibt es nicht.
Nein. Der Abgleich erzeugt eine Importdatei und eine Prüfliste. Gebucht wird erst, wenn Sie die Datei in ADG importieren. Beim Import prüft ADG die Beträge selbst gegen die offenen Posten. Abweichungen zeigt ADG im Reiter „Differenzen und Fehler" an, als bezahlt markiert werden sie dann nicht.
Sie bekommen die fertige OPOS-Datei (offene Posten) im DATEV-Format per Mail und importieren sie selbst im Fakturierungs-Center von ADG S3000. Beim Import prüft ADG die Beträge gegen die offenen Posten und setzt die zugeordneten Rechnungen auf bezahlt.
Sie stehen auf der Prüfliste in derselben Mail, jede mit Grund: keine Rechnungsnummer, mehrere Rechnungsnummern, Verdacht auf Rückbuchung oder eine unlesbare Zeile. Diese Fälle klären Sie wie bisher von Hand. Es sind nur deutlich weniger.
Die erkennt der Abgleich und lässt sie bewusst außen vor. Abrechnungen des Apothekenrechenzentrums und Ihre SEPA-Sammellastschriften gehen bei Ihnen ohnehin einen eigenen Weg. Welche Rechenzentren bei Ihnen als Absender auftauchen, klären wir im Fit-Check.
Nichts Schlimmes. Der Abgleich erkennt Zahlungen, die schon einmal verarbeitet wurden, und nimmt sie kein zweites Mal in die Importdatei. Überlappende Exportzeiträume sind also kein Problem.
Sie laden den Kontoumsatz-Export hoch, so wie Ihr Bankprogramm ihn ausgibt. Abbuchungen sortiert der Abgleich sofort aus. Ausgewertet werden nur die Zahlungseingänge: Datum, Betrag, Absender und Verwendungszweck. Damit keine Zahlung doppelt in die Importdatei kommt, merkt sich der Abgleich jede verarbeitete Zahlung, und zwar auf dem Server, der nur für Ihre Apotheke eingerichtet ist. Das Ergebnis geht per Mail an die Adresse, die Sie festlegen.
Ja, wenn jede Filiale einen eigenen Rechnungsnummernkreis hat. Sie laden je Filiale einen Export hoch und wählen die Filiale im Formular aus. Jede Filiale wird gegen ihren eigenen Nummernkreis abgeglichen.
Heute nicht. Der Abgleich ist auf ADG S3000 gebaut, und wir versprechen Ihnen nichts anderes. Fragen Sie auch beim Hersteller Ihrer Warenwirtschaft nach, manche bieten einen eigenen Abgleich an. Nennen Sie uns gern Ihr System, dann merken wir das Interesse vor.
Der Abgleich läuft als Automatisierung auf n8n, auf einem eigenen Server beim Anbieter elest.io. Bedienen müssen Sie davon nichts: Sie laden eine Datei hoch und bekommen eine Mail.
Das hängt davon ab, wie viele Eingänge Sie haben und wie lange Sie heute dafür brauchen. Deshalb fragen wir das im Formular ab und schätzen die Ersparnis im Gespräch anhand Ihrer eigenen Zahlen.
Interaktiv · sieben Stationen
Lieber erst durchklicken?
Die Journey zeigt, wie eine Überweisung ihren Weg in ADG findet. Am Ende prüfen Sie in drei Klicks, ob das zu Ihrer Apotheke passt.
Journey öffnenSchreiben Sie uns kurz, wie Sie heute arbeiten. Wir melden uns mit einem Terminvorschlag für den kostenlosen Fit-Check.
Bitte keine Kontodaten und keine Kontoauszüge eintragen. Die brauchen wir erst bei der Einrichtung.
Bei gaind entwickeln Experten Lösungen für Herausforderungen in der Praxis mit Hilfe von KI und Automatisierung.
