Automatischer Zahlungsabgleich in der Apotheke

Ausgangslage

Die Markenbildchen-Apotheke in Koblenz stellt Rechnungen an Pflegeheime, Praxen, Firmen und Privatkunden. Die Zahlungen dazu treffen über Wochen verteilt auf dem Bankkonto ein, oft mit unvollständigem Verwendungszweck, als Teilzahlung oder als Sammelüberweisung für mehrere Rechnungen. Jeder Eingang musste in der Warenwirtschaft von Hand der passenden offenen Rechnung zugeordnet werden. Zum Monatsanfang war die Buchhaltung damit täglich rund eine Stunde beschäftigt.

Lösung

Die Buchhaltung lädt den Umsatzexport aus dem Bankprogramm über ein geschütztes Formular hoch. Alles Weitere läuft automatisch: Zahlungen ohne Bezug zu einer offenen Rechnung werden aussortiert, jede verbleibende Zahlung wird über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck zugeordnet, und das Ergebnis kommt als fertige Importdatei per Mail zurück. Diese Datei liest die Apotheke in ihr Warenwirtschaftssystem ADG S3000 ein, das die betroffenen Rechnungen daraufhin selbst auf bezahlt setzt. Alles, was nicht eindeutig ist, steht in derselben Mail als kurze Prüfliste.

Wie das funktioniert

• Upload des Bank-Umsatzexports über ein geschütztes Formular, kein Zugriff auf das Bankkonto nötig
• Zuordnung über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck
• Ausgabe im DATEV-OPOS-Format, dem Standard-Importweg von ADG S3000
• Doppelt eingereichte Zahlungen werden erkannt und nicht zweimal verbucht
• Abrechnungen des Apothekenrechenzentrums und Sammellastschriften bleiben bewusst außen vor

Ergebnis

• 83,6 % der Zahlungseingänge ordnen sich automatisch der richtigen Rechnung zu
• 6,5 Stunden Handarbeit weniger in vierzehn Tagen
• Kein Systemwechsel: Bank, Warenwirtschaft und Buchhaltung bleiben, wie sie sind
• Der Rest landet als kurze Prüfliste in derselben Mail, statt unbemerkt liegenzubleiben

Zwischen der Entscheidung für diesen Weg und dem produktiven Einsatz lagen gut zwei Wochen. Eine Schnittstelle zur Bank oder zur Warenwirtschaft war dafür nicht nötig, keines der beiden Systeme musste angefasst werden.

Für wen lohnt sich dieser Use Case?

Für Betriebe mit vielen offenen Rechnungen und vielen kleinen Zahlungseingängen, deren Warenwirtschaft oder Buchhaltung keine offene Schnittstelle mitbringt: Apotheken, Sanitätshäuser, Pflegedienste, Handwerk und Handel. Voraussetzung ist nur, dass sich die Kontoumsätze exportieren lassen und die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht.