Automatisierte Eingangsrechnungs-Verarbeitung

Ausgangslage

Bei Particulate landeten Eingangsrechnungen aus unterschiedlichen Quellen in der Buchhaltung. Jede Rechnung musste manuell erfasst, geprüft und an DATEV übergeben werden. Die Folge: hoher Zeitaufwand, eine spannungsanfällige Fehlerquote und ein wiederkehrender Engpass beim Monatsabschluss.

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Lösung

Wir haben einen automatisierten Workflow eingerichtet: Alle Eingangsrechnungen gehen an eine festgelegte E-Mail-Adresse. Dort werden sie per OCR und KI-Klassifikation ausgelesen, auf Plausibilität geprüft und direkt an das Buchhaltungssystem übergeben.

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Eingesetzte Technologien

• OCR und Datenextraktion
• KI-basierte Klassifikation und Plausibilitätsprüfung
• Sevdesk-Schnittstelle für die Übergabe

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Ergebnis

• 80 % weniger manueller Erfassungsaufwand
• 95 % Erkennungsgenauigkeit
• 5 Tage schnellerer Monatsabschluss

Die Buchhaltung kann sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren statt auf das Erfassen von Belegen – bei gleichzeitig höherer Datenqualität.

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Für wen lohnt sich dieser Use Case?

Für alle Unternehmen mit hohem Belegaufkommen: Handel, produzierendes Gewerbe, größere Dienstleister. Der Workflow lässt sich an unterschiedliche Buchhaltungssysteme und Branchenanforderungen anpassen.