Automatisiertes Mahnwesen

Überfällige Rechnungen lösen automatisch gestufte, höflich formulierte Zahlungserinnerungen aus. Kein offener Posten wird mehr vergessen, ohne dass jemand Listen pflegen muss.

Tage

kürzere durchschnittliche Außenstandsdauer

Branchenübergreifend · B2B

Branche

Ausgangslage

Mahnungen werden manuell und unregelmäßig versendet, oft zu spät oder gar nicht. Das verlängert die Außenstände unnötig und kostet bei jeder Stufe Zeit und Überwindung.

Lösung

Ein Workflow prüft regelmäßig die offenen Posten, ermittelt überfällige Rechnungen und versendet gestufte Erinnerungen (freundlich bis bestimmt) mit korrekten Beträgen und Fristen. Zahlungseingänge stoppen die Kette automatisch, Eskalationen werden gemeldet.

Eingesetzte Technologien

n8n, Buchhaltungssystem (DATEV/Sevdesk)
E-Mail-Versand
Claude für tonabgestufte Mahntexte
Slack-/Teams-Eskalation

Ergebnis

Lückenlose, pünktliche Mahnläufe ohne manuelles Nachhalten
Oft mehrere Tage kürzere Außenstandsdauer
Konsistenter Ton über alle Mahnstufen

Für wen lohnt sich dieser Use Case?

Für Unternehmen, die ihr Mahnwesen verlässlich und ohne unangenehmen manuellen Aufwand betreiben und ihre Liquidität verbessern wollen.

Weitere Case Studies

Std./Woche

gespart, stets aktuelle Zahlen

Automatisierte Reporting-Dashboards

Kennzahlen aus verschiedenen operativen Systemen werden automatisch eingesammelt und in einem stets aktuellen Dashboard zusammengeführt. Entscheidungen basieren auf Live-Zahlen statt auf handgepflegten Tabellen.

10–30 %

Dubletten erkannt und zusammengeführt

Datenbereinigung & Dubletten

Ein Agent durchsucht den Datenbestand nach Dubletten, Tippfehlern und unvollständigen Einträgen und schlägt Bereinigungen vor. Saubere Stammdaten werden zur Routine statt zum jährlichen Großprojekt.